Toelichting
Tot dit taakveld behoren de kosten van overhead, d.w.z. alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces:  financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie, personeel en organisatie,  de gemeentesecretaris, inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement), juridische zaken, bestuurszaken en bestuursondersteuning, informatievoorziening en automatisering, facilitaire zaken en huisvesting (incl. beveiliging),  documentaire informatievoorziening (DIV), managementondersteuning primair proces.

Lasten:
Salarissen en sociale lasten: Hieronder vallen de salariskosten die samenhangen met de hierboven genoemde onderdelen;
Belastingen: Te betalen belasting o.a. waterschap voor gemeentelijke huisvesting;
Ingeleend personeel: Kosten voor inhuur personeel op verschillende afdelingen;

Overige goederen en diensten: Hieronder vallen de personele kosten zoals scholing, reis en verblijfkosten, Huisvestingslasten zoals onderhoudskosten, gas en elektra, lidmaatschappen   Verzekeringen, archief, kopieer, schoonmaak, telefoon en porti kosten, ICT kosten zoals licenties en diverse andere overhead kosten.
Inkomensoverdrachten: Hieronder valt onder andere de bijdrage aan de personeelsvereniging
Lease termijnen: De computers en mobiele telefoons zijn ondergebracht in een lease contract.

Afschrijvingen: De afschrijvingslasten voor de geactiveerde kosten van onder andere de huisvesting van de gemeentelijke gebouwen en ICT apparatuur.

Toegerekende reële rente: De rente die toegerekend wordt aan de geactiveerd kosten.

Baten:

Overige goederen en diensten: betreft voornamelijk terugontvangst van kosten zoals gas en elektra.
Inkomensoverdrachten - gemeenschappelijke regelingen: Dit betreffen de inkomsten van overheden en gemeenschappelijke regelingen zoals de dienstverlenings overeenkomst met de RUD Zeeland.

Berekening overheadpercentage
Bij de berekening van het percentage overhead zijn wij uitgegaan van hetgeen hierover in de notitie Overhead (juli 2016) van de commissie BBV vermeld staat. Dit betreft een percentage wat tot stand komt door het totaal van de overhead te delen door de salarissen welke verantwoord zijn op de taakvelden van de begroting, exclusief het taakveld overhead zelf.
Naast de berekening van het overheadpercentage op basis van de regelgeving vanuit de commissie BBV, doet de gemeente mee aan vensters voor bedrijfsvoering. Hierbij worden de deelnemende organisaties  onderling vergeleken. Uit de benchmark voor 2016 blijkt dat de gemeente Terneuzen een overheadpercentage heeft van 27.9% ten opzichte van het gemiddelde van 31,2% van alle deelnemende organisaties. Voor 2017 is het overheadpercentage gedaald naar 25,5% (vergelijkende cijfers voor 2017 vanuit vensters voor bedrijfsvoering zijn nog niet beschikbaar).

Gebruik overheadpercentage
Wij hebben het overheadpercentage van 73% toegepast bij het toerekenen van overhead aan de investeringen, grondexploitatie en bij de extracomptabele berekeningen van de tarieven in de paragraaf lokale heffingen. Dit laatste betreft de afvalstoffenheffing, de rioolrechten, de begraafrechten, de parkeergelden de marktgelden en de leges.

Uitvoeringsagenda dienstverlening
Wij blijven gaan voor een snelle, zekere en efficiënte dienstverlening. En spelen in op nieuwe digitale verplichtingen. We houden oog voor persoonlijke dienstverlening en voor digivaardigheid. In april 2017 informeerden wij de gemeenteraad over onze vorderingen sinds 2013. We gaven inzicht in wat we hebben gedaan en blikten vooruit tot 2021.

Wij constateerden dat de ontwikkeling van de digitale dienstverlening steeds meer onderdeel is van onze reguliere bedrijfsvoering en reguliere budgetten. Wij verwachten de verdere verbetering van de digitale dienstverlening binnen de huidige begroting en meerjarenraming te kunnen realiseren. Dit is inclusief de (restant)kredieten van de investeringen en het restant van de reserve publiekszaken. De raad besloot het restant van de reserve publiekszaken (€ 331.000) beschikbaar te houden voor toekomstige uitgaven in digitale dienstverlening.
Wij benadrukten dat de financiële gevolgen van de aanbesteding van de strategische applicaties en het beheer van de (technische) infrastructuur nog niet zijn in te schatten.

Digitale loketten
Er zijn verschillende digitale loketten waar burgers en ondernemers informatie van ons kunnen vinden en producten kunnen aanvragen. Wij zijn verplicht om via specifieke voorzieningen informatie en diensten aan landelijke loketten te leveren. Ook hebben we eigen loketten voor burgers, ondernemers en eigen medewerkers. Sinds december 2017 publiceren we onze beleidsregels en bekendmakingen digitaal via www.officielebekendmakingen.nl. Onze verordeningen stonden daar al.

In 2017 maakten we het mogelijk om digitaal een huwelijkslocatie te reserveren en een afspraak te maken voor overleg over de omgevingsvergunning. Er kunnen nu ook afspraken worden gemaakt via facebook. En het is nu mogelijk om digitaal een evenementenvergunning aan te vragen, een omgevingsvergunning in te trekken, een aanvraag ontheffing artikel 35 Drank en Horecawet te doen, een melding te doen voor het tijdelijk plaatsen van een container, steiger of kraan op de weg, een huwelijk en getuigen aan te melden en een trouwboekje te bestellen.
 We maakten het voor bedrijven mogelijk om zich te identificeren via e-herkenning.
We zijn een digitale balie voor bijstandsgerechtigden aan het bouwen. Hiervoor vroegen we € 66.000 uit de reserve publiekszaken. De leveranciers konden de digitale balie voor bijstandsgerechtigden uiteindelijk niet meer realiseren in 2017. We verwachten er half 2018 over te kunnen beschikken.
We vernieuwden onze interne servicedesk voor medewerkers. En schaften software aan om te kunnen chatten met bezoekers van onze website.

Digitaal (zaakgericht) werken
We hebben veel van onze processen digitaal gemaakt of voorzien van digitale ondersteuning. Onze inkomende en uitgaande post verwerken we digitaal. We wilden ons zaaksysteem vernieuwen. Hiervoor vroegen we € 60.000 uit de reserve publiekszaken. De leveranciers kon de vernieuwing uiteindelijk niet meer realiseren in 2017. Een aantal nieuwigheden kunnen we dan ook pas in de loop van 2018 oppakken zoals de uitgaande post digitaal verzenden en het inzien van correspondentie op mijn.overheid.

We vernieuwden in 2017 ons digitaal besluitvormingssysteem en introduceerden een nieuwe emailfunctionaliteit voor vertrouwelijke informatie. We kochten een nieuw parkeerbeheersysteem. We namen nieuwe inkoopsoftware in gebruik (fase 1).
We digitaliseerden onze planning en controlcyclus. Vanaf 2018 zijn de begroting, bestuurlijke rapportages, jaarrekening en dergelijke online raadpleegbaar via het LIAS-systeem op onze website.

Duurzaam digitaal archiveren
Door digitaal te werken bouwen een digitaal archief op. Het op orde houden ons digitaal archief vraagt continue zorg en aandacht. We wilden in 2017 starten met het opbouwen van cliëntdossiers opbouwen in het digitaal archief. Dit wordt 2018. We deden onderzoek naar de digitale archivering van onze personeelsdossiers. De conclusie is dat we dit meenemen in een aanbestedingstraject. We zijn bezig met ons plan van aanpak voor de aansluiting op een e-depot. We hebben de intentie om de duurzaam te bewaren documenten uit te plaatsen of over te brengen naar het e-depot van het Zeeuws Archief. De kosten hiervan zijn inmiddels geraamd.

Basisregistraties
Via het stelsel van basisregistraties wisselen we inmiddels informatie uit met andere overheden. We gebruiken hun informatie in onze dienstverlening en omgekeerd. Op deze wijze hoeven we minder gegevens uit te vragen bij burgers en ondernemers zelf. Natuurlijk volgen we de privacyregels. We sloten in 2017 aan op het nationaal handelsregister en op de basisregistratie grootschalige topografie. We investeerden in het ontsluiten van diverse basisregistraties binnen de gemeente met name ook geografisch. Half 2017 hoorden we dat de vernieuwing van de basisregistratie personen er niet komt. Er wordt nu gekeken naar doorontwikkeling van de landelijke voorziening GBA-V.  

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken
We zorgden voor een moderne ICT infrastructuur waarin tijd- en plaatsonafhankelijk werken mogelijk werd. Door het migreren van de infrastructuur en het installeren van nieuwe servers brachten we verschillende gebruikers-licenties op een hoger niveau.

In 2017 verbeterden we de werking van onze telefoniesoftware. We installeerden de platformlicentie van Oracle, de Windows 2012 serverlicentie en andere Microsoftlicenties. We faseerden onze oude vaste (telefonie)omgeving vrijwel geheel uit, net zoals doc4all.

Digitale veiligheid, netwerk en applicaties
We blijven zorgen voor een moderne ICT infrastructuur. We zorgen ervoor dat medewerkers veilig digitaal kunnen werken met actuele versies van software. We bereiden een verandering en aanbesteding op het vlak beveiliging, netwerk en applicaties voor en huren hiervoor expertise in. We hebben onze plannen in 2017 niet helemaal rond gekregen. We verwachten dat de uitvoering ervan gaat doorlopen tot ver in 2019.

In 2017 plaatsten we een nieuwe en snellere backupvoorziening.  We werkten een disaster discoveryplan uit. Installeerden 2-factor authentication.  We richtten een powerdraft omgeving in. We installeerden een autoCAD/StabiCad netwerkversie.

Interne begeleiding
De digitale technologie doet veel veranderen voor medewerkers. We helpen medewerkers bij het veranderen van hun manier van werken onder andere via de leanmethode. Dit organiseren we vanuit onze eigen organisatie en binnen bestaande budgetten.

In 2017 waren we bezig met de  omgevingsvergunning, de uitvoering van het parkeerbeleid, de faciliteiten voor medewerkers en hoe om te gaan met informatie van binnen naar buiten. We hadden een campagne digitale veiligheid. We stimuleerden dat medewerkers sociale media meer gebruiken in het eigen werk.